Dernière mise à jour le 15 avril 2026 at 21:17
Selon mon expérience avec des équipes temporaires, autant comme participant ou dirigeant pendant les situations de crise, j’ai observé que toutes les entreprises externalisent à un moment ou un autre. Cette externalisation couvre pas seulement des besoins temporaires, mais aussi des demandes ponctuelles comme celles adressées à des agences marketing ou assistance opérationnelle spécialisée.
Assez souvent, la présence des équipes temporaires externalisées, et surtout pour des petites structures, est supérieure autant en nombre de personnes qu’en leur qualité du niveau de formation et motivation.
Table des matières
Introduction: Les bonnes bases pour la recherche des équipes temporaires externalisées
La popularité croissante du télétravail a fait encore plus augmenter l’attrait du travail temporaire, ainsi que ceux de l’externalisation ou l’automatisation des processus (BPO et RPA). J’ai écrit sur ces sujets dans une série d’articles détaillés et publiés sur le site Internet de mon cabinet Debbaut.Solutions pour les conseils en entreprise pendant une situation de crise. Les options disponibles pour les collaborateurs, et peu importe le niveau hiérarchique, se sont multipliés de manière significative. De nos jours, une entreprise peut faire appel à des solutions qui répondent presque parfaitement à ses besoins.
En même temps, et compte tenu de l’offre sur le marché d’externalisation, il peut être difficile de faire le tri parmi toutes les agences d’externalisation et de trouver celle qui convient le mieux.
Voici quelques éléments pratiques à prendre en compte lorsque vous cherchez des équipes temporaires externalisées, et comment faire les bons choix de l’agence d’externalisation comme TalentBox Solutions.
1) Solutions temporaires à long terme ou à la demande
Le premier aspect que vous devez décider lorsque vous cherchez des collaborateurs externes est de clarifier quelle serait la durée du soutien temporaire dont votre entreprise pourrait avoir besoin.
En effet, des nombreuses agences de recrutement ne proposent qu’un nombre limité d’options. Les grandes structures de travail temporaire et reconnues à l’international n’offrent pas des solutions à la demande, notamment pour des raisons de coûts final et optimisation du flux de travail. Les options de ces grandes structures sont donc limitées, et inaccessibles aux structures en développement comme les PME d’une dizaine de personnes ou les startups.
Voici les trois grandes options :
- Les solutions d’embauche temporaire vous permettent d’externaliser un projet spécifique ou de faire appel à une aide externe pendant une période clairement définie. Cette solution est idéale si vous avez besoin d’une aide spécifique à un projet ou d’un soutien pendant une saison chargée.
- Les solutions d’externalisation à long terme sont conçues pour être renouvelables sur une durée indéfinie. Ces solutions sont un choix idéal lorsque votre entreprise a besoin d’une aide permanente pour l’externalisation d’un processus particulier (BPO) comme la tenue de la comptabilité, le développement informatique, ou encore le marketing. Les collaborateurs externes sont souvent assimilés à des employés mutualisés pour les petits volumes, ou même des personnes assignées en entier à un compte spécifique. Les options à plein temps, ou partiel, ou par projet sont très nombreuses sur le marché actuel d’externalisation processus.
- Les solutions flexibles à la demande permettent à toute entreprise d’accéder à un soutien sur une durée variable, et sans s’engager avec des contrats obligatoires de longue durée. Les coûts de cette flexibilité sont néanmoins bien plus élevés que ceux d’une embauche temporaire ou d’une externalisation sur le long terme. Cette option à la demande permet également d’augmenter ou de diminuer la quantité des personnes ou des ressources, et cela en fonction des fluctuations dans votre activité.
En fonction de la quantité de travail que vous externalisez, vous pouvez avoir besoin de l’une ou des trois options ci-avant, voire même un mix de toutes ces solutions. Les bons choix quant à l’agence d’externalisation permettent de couvrir les exigences les plus élevées d’un ou plusieurs postes de travail.
Lorsque vous cherchez une solution pour le recrutement de personnel externe, il est à noter qu’il existe deux moyens principaux de collaboration.
- Collaboration avec un ou plusieurs collaborateurs dédiés. L’agence d’externalisation va attribuera une personne ou une équipe qui effectuera tout le travail pour le compte de l’entreprise. Cette équipe va interagir régulièrement avec les autres équipes et collaborateurs de l’entreprise.
- Collaboration à la demande, par projet. Dans ce type de situations, l’entreprise décide de transférer l’entier des projets à un gestionnaire de compte. Par la suite, ce gestionnaire peut attribuer quelques tâches relatives à ce projet à des entreprises ou collaborateurs tiers de l’entreprise d’externalisation. En effet, compte tenu de l’absence de volume, une agence d’externalisation ne va pas vouloir assumer les frais d’un collaborateur interne, seulement au cas où l’entreprise cliente décide de demander. L’organisation des opérations courantes de l’agence d’externalisation serait fortement inefficace et coûteuse, donc peu intéressante économiquement.
Si le travail externalisé par une entreprise nécessite une formation supplémentaire ou des expertises particulières, alors il faudra choisir une agence d’externalisation qui serait en mesure de vous assigner très rapidement les collaborateurs dont vous avez besoin et choisir le modèle de collaboration dédiée. Il ne faudra pas oublier que le modèle dédié pour l’externalisation offre un meilleur retour, et des performances constantes, avec un style de communication et qualité de travail supérieure.
De même, si vous externalisez des projets complexes, en difficultés, ou qui nécessite des compétences hautement spécialisées telles le développement informatique, alors les choix de l’externalisation à la demande seront voués à l’échec. Dans ce type d’exemples, il faudra clairement aller vers une solution in-house, et ne pas laisser son savoir-faire métier à disposition des agences spécialisées dans l’externalisation. En effet, un modèle de collaboration basé sur l’externalisation n’est pas adapté à toutes les typologies d’entreprise. Comme stratège d’entreprise, vous allez ainsi devoir bien établir votre vision et son implémentation opérationnelle.
2) Le nombre d’heures estimées et leur niveau de qualité du travail
Si vous engagez des collaborateurs à plein temps, il est toujours possible de bénéficier de faire appel à leurs services en tout temps. Afin de s’assurer de la qualité du travail, le processus de sélection est différent.
Par contre, si vous envisagez de faire appel à des collaborateurs temporaires ou externalisés, alors il vous faudra bien estimer le nombre des heures qui sont nécessaires. Mais attention toutefois: l’externalisation dans les pays à faible coût salarial n’est pas toujours une bonne affaire, notamment par rapport à un nombre d’heures plus important qui sont nécessaires à ces ressources.
Certaines solutions de sélection pour les collaborateurs temporaires souffrent d’un manque de communication cruel, et cela pour diverses raisons comme les horaires ou une autre culture. De plus, il faudra garder à l’esprit que les cultures de travail sont différentes selon les pays. Par facilité d’organisation, je recommande les solutions nearshore ou onshore, ou au pire, celles qui se trouvent dans le fuseau horaire que le vôtre, et cela surtout pour faciliter la communication. Cependant, les entrepreneurs indépendants peuvent s’adapter selon les horaires de travail des équipes externalisées. Mais ce n’est pas toujours le cas. Afin d’éviter nombreuses problèmes potentielles, il vaut mieux d’analyser toutes autres solutions alternatives.
Outre le fait de vous assurer que les collaborateurs externes doivent être disponibles lorsque le besoin se fait sentir, une entreprise devra également envisager ce qui se passe lorsque cette ressource externe est à son tour malade ou en vacances ou décide de quitter son employeur ou son client. Après tout, votre ressource est humaine, avec toutes les contraires et les risques que cela implique.
Si votre entreprise fait le choix de déléguer un travail basé sur un projet précis, avec des délais préalablement établis, alors cette méthode peut ne pas être un problème tant que les résultats en termes de délais et budget sont ceux convenus à la signature du contrat. Toutefois, si votre entreprise est dépendante d’un collaborateur externe spécifique pour l’exécution de ses tâches, alors l’agence d’externalisation devra obligatoirement prévoir les moments d’absence ou les imprévus, et cela à ses entiers frais.
C’est la raison pour laquelle vous allez devoir bien établir votre contrat avec l’agence d’externalisation.
Chez l’agence TalentBox, nous comprenons que l’absence d’un collaborateur externe, pour quelque raison que ce soit, peut être une source de perturbations extrêmes pour les opérations courantes d’une entreprise et ses autres équipes. Voici pourquoi l’agence d’externalisation doit absolument prévoir et prendre le temps pour sélectionner et préparer les collaborateurs de remplacement quand le responsable principal ne peut plus être disponible. Les collaborateurs remplaçants peuvent également intervenir lorsqu’une entreprise présente une demande urgente et qui dépasse le contexte du contrat initialement signé.
Lorsque vous cherchez une solution d’externalisation avec du personnel temporaire, alors ciblez impérativement celles qui offrent ces possibilités de remplacement et une garantie de qualité du travail fini. Ce degré de fiabilité se paye effectivement plus cher, mais cette approche permet d’éviter toute perturbation des opérations courantes et la productivité de votre entreprise.
3) Le degré de qualité du travail fourni et celui des collaborateurs externes
Cette approche peut sembler “simple” à gérer, mais dans la pratique c’est tout le contraire. Tout d’abord, il faudra correctement estimer le degré réel de la formation de base, ensuite les éventuels ajouts nécessaires en en formation selon les spécificités de votre entreprise, et enfin, le temps nécessaire pour la gestion des ressources externalisées. En effet, si le coût de gestion en termes de processus est supérieur aux gains réalisés aux coûts des tâches, alors l’externalisation est un mauvais choix stratégique et financier.
Il faudra garder à l’esprit que mieux votre collaborateur externe est formé à la base, moins de travail vous allez avoir par la suite. Les exceptions de type “polymathe” bon à tout sont plutôt rares pour l’externalisation, et la chance de tomber sur de telles équipes ne doit pas être choisie comme option stratégique pour l’entreprise.
La quantité de la formation que vous devez fournir aux collaborateurs externes a un impact significatif sur la rapidité avec laquelle votre équipe externalisée gagne en productivité. Il s’agit néanmoins d’un investissement en temps et ressources financières et humaines qui, malheureusement, n’est pas toujours amorti. Les objectifs de votre entreprise devraient être de trouver du personnel expérimenté qui nécessite un minimum de formation et possède déjà l’expérience nécessaire.
Cependant, les coûts de telles ressources sera similaire à celui des marchés onshore ou nearshore. En effet, les professionnels de qualité connaissent les tarifs pratiques sur un marché étranger et ne vendent plus une destination, mais des compétences. Cela est d’autant plus valable avec la crise des talents qui est un problème de plus en plus accru sur le marché de travail.
Un élément supplémentaire à retenir est que les professionnels sur les marchés offshore sont souvent à leur compte ou ont leur propre entreprise. Pour la majorité d’entre eux, surtout ceux et celles qui possèdent des compétences recherchées actuellement, certains projets ne les intéressent tout simplement pas.
Ainsi, si vous engagez des ressources externalisées mais qui agissent comme entrepreneurs, il faudra prendre en compte le conflit potentiel avec vos collaborateurs employés à plein temps.
En effet, un collaborateur avec un contrat d’employé a d’autres priorités et une autre manière de travail qu’un entrepreneur. L’entrepreneur, lui, est là pour le mandat en soi et son succès rapide, et pas pour un nombre d’heures définies. Le choix d’un collaborateur expérimenté avec un esprit et une approche entrepreneuriale est fortement recommandée pour les projets à haute valeur ou hautement spécialisés. Un collaborateur expérimenté nécessite peu de formation, voir même aucune, mais ce type de service arrive avec un tarif horaire plus élevé que celui d’un employé.
Toutefois, si une entreprise envisage d’externaliser des tâches qui sont très recherchées par ses compétiteurs, alors il vaut mieux de tenter se servir dans les équipes déjà constituées. Une autre solution serait de contacter les agences d’externalisation qui fournissent ce type de collaborateurs. Une solution très intéressante, notamment par son caractère atypique, consiste à chercher les entreprises formatrices et avec une belle renommée. Ainsi, lorsque l’entreprise cherche en temps utile ces externes directement auprès des organismes de formation, alors la compétition reste sans les ressources nécessaires. Cette dernière approche a néanmoins le léger désavantage d’attendre la fin de la formation, et la prise de risque par rapport à une capacité opérationnelle qui peut ne jamais arriver.
Conclusions: le temps nécessaire pour la recherche des équipes temporaires externalisées
Le temps nécessaire pour la gestion d’un tel projet d’externalisation peut aller de quelques semaines à quelques moins.
Comme entreprise cliente, il faudra garder à l’esprit que la constitution des équipes temporaires externalisées ne peut pas se faire de manière rapide, surtout quand les compétences recherchées sont très demandées sur le marché de travail. Nous pensons ici surtout aux domaines ICT, développement informatique pour des produits de niche.
Pour certains domaines, comme le marketing ou la comptabilité, ou le soutien administratif, les indépendants ont tendance à être moins chers. La gestion par les agences d’externalisation l’est aussi. Les économies par rapport à une gestion à l’interne peuvent être intéressantes, surtout à cause de détails technologiques. Un domaine comme les communications publicitaires multicanal peut sembler facile à comprendre dans sa globalité, mais la partie martech, soit le marketing technologique est aujourd’hui plus importante. Les connaissances technologiques font malheureusement défaut pour les managers ou les directeurs dits classiques, et plus orientés vers la partie stratégique.
Tout comme les employés internes, les collaborateurs indépendants ont besoin d’une vision claire et d’une gestion opérationnelle efficace. Les manières de recrutement d’un collaborateur interne laissent souvent à désirer, avec une trop grande lenteur dans les processus de réponse ou sélection, voire même une absence de réponse suite à une candidature, ou encore, une trop grande opacité du processus de recrutement. Ces approches sont rédhibitoires pour les collaborateurs externes, et qui sont souvent à leur compte.
Si une entreprise fait le choix d’engager un contractant indépendant ou un prestataire de services professionnels, alors le responsable du projet et celui qui fera la sélection des ressources doit être une personne très compétente techniquement, et aussi dans la gestion opérationnelle. Les agences d’externalisation ont souvent un responsable de compte qui peut assumer ces deux rôles, mais à nouveau, cela arrive avec un coût supplémentaire pour l’entreprise cliente. Si l’entreprise ou un collaborateur interne a suffisamment de temps et moyens pour répondre à une gestion efficace de la ressource externalisée, alors les économies réalisées peuvent se justifier par rapport à une solution avec une agence externalisée.
Toutefois, si l’entreprise a un rythme de travail soutenu, avec une gestion des opérations plus agile, alors les services de gestion externalisée peuvent rapidement décharger la partie opérationnelle, avec des délais de livraisons clairement définis. Cette approche est particulièrement utile pour les startups suffisamment financées. Les solutions totales de gestion du personnel et équipes temporaires entièrement externalisées assurent l’entière responsabilité de veiller à ce que votre travail soit effectué à temps et selon les règles d’art. Ainsi, une entreprise cliente qui souhaite assigner de nouveaux projets ou modifier les critères doit simplement indiquer à l’agence ses nouvelles attentes. En procédant ainsi, l’entreprise peut se concentrer sur les activités les plus importantes.
📌Solutions externalisation BPO ou RPA
Enfin, si votre entreprise cherche un soutien efficace sur le volet administratif et secrétariat, ou encore, commercial et ventes ou opérationnel, d’autres solutions alternatives existent par le moyen de nos partenaires en Suisse.
Les services d’externalisation BPO et RPA offerts par l’agence TalentBox se concentrent sur le segment des équipes à plein temps, et sur des domaines comme l’informatique, le martech, les opérations, et avec un rôle clairement défini plus un volume de travail de minimum 1 (un) poste de travail à plein temps.
Plus de 25 ans expérience active et ininterrompue sur le terrain, dans plusieurs secteurs fonctionnels d’une entreprise: marketing et ventes, informatique, gestion financière, organisation équipes, formation et leadership, production et direction industrielle, achats, direction projets et programmes.
Actuellement, j’interviens comme expert opérationnel dans le cadre des missions stratégiques complexes, comme par exemple le redressement des entreprises et projets en difficulté.
• lancement nouvelles opérations commerciales
• redressement d’entreprises, projets et départements en difficulté
• définition de la stratégie de croissance et l’implémentation pratique
• gestion de la performance globale de l’entreprise
• stratégies de sortie / sortie de l’investissement.
J’assiste des start-up, PME et ETI de taille moyenne, ainsi que divers groupes multinationales (Fortune 500). Mon expérience couvre les entreprises Suisses locales et internationales qui sont actives dans le milieu de services B2B2C, ainsi que celles actives dans la fabrication industrielle et la distribution des produits de grande consommation (FMCG, CPG, foodservice).
Mon credo: rationaliser et simplifier à tous les niveaux.
Je suis demandée à intervenir en tant que directeur stratégique consultatif pour les transformations des entreprises ou en assumant un rôle intérimaire (CEO Ad Interim – Directeur Intérim Marketing CMO – Directeur Interim IT/CTO – Directeur Interim Opérations COO – Directeur PMO gestion de projets) au niveau de l’implémentation pratique sur le terrain.
En fonction des missions et de manière ponctuelle, j’interviens également comme consultant spécialisé en stratégie marketing mix tout canal, le marketing digital, ainsi que le marketing social médias.