Étude de cas - adjoint externe Direction Ventes. Assistance technico-commerciale pour agence web

Étude de cas - adjoint externe Direction Ventes. Assistance technico-commerciale pour agence web

Dernière mise à jour le

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Demandez notre dossier sur la sous-traitance technico-commerciale onshore en Suisse Romande vous offre quelques pistes pour bien choisir entre la gestion administrative interne ou externalisée. En effet, une solution externe n’est pas adaptée à toutes les entreprises, ni à quelques secteurs d’activité spécifiques.

Le besoin

Adjoint(e) pour le Directeur des Ventes et les Consultants Techniques d’une agence web. Cette agence web, fortement axée sur les services digitaux avait un besoin accru d’assistance dans les tâches d’assistance technico-commerciale absolument indispensable pour le développement de ses affaires.

La demande principale consistait à trier, estimer les priorités, et organiser l’information reçue pour offrir le meilleur support technico-commercial.

L’adjoint recherché devait très rapidement comprendre les exigences de la clientèle externe et aussi interne (autant par téléphone que par e-mail ou de vive voix). De plus, la capacité de capter ces renseignements devait être accompagnée d’une rapidité dans le classement et l’assignation des tâches respectives.

Par ailleurs, sous les directives du Directeur des Ventes, l’adjoint recherché devait également présenter des Mémos clairs et aussi des présentations Keynote/PowerPoint possédant une haute qualité visuelle.

Sans pouvoir justifier la création d’un poste à plein temps, le choix s’est porté sur une solution d’assistance externe et payée à l’acte.

Pourquoi ce besoin ?

Le support fonctionnel interne exige des dépenses supplémentaires nécessaires au fonctionnement administratif, équipent informatique supplémentaire, diverses charges sociales supplémentaires pour la gestion du personnel et des salaires, etc.

L’assistance externe (BPO) permet de réduire les coûts fixes du support fonctionnel tout en gardant la réactivité.

De plus, la réduction des besoins combinée à une meilleure maîtrise des outils informatiques et de productivité ne justifient plus l’existence d’un poste de type “adjoint” occupé à plein temps.

La solution

Sur le marché il y a beaucoup d’options d’externalisation ainsi que diverses offres d’assistance pour le processus d’externalisation en soi (le BPO – le business process outsourcing).

Les tâches exécutées par l’assistante externe dans ce cas précis:

  • Gestion des leads entrants: réponses rapides aux prospects et attribution d’un score ainsi que d’un représentant technique; réponses aux appels entrants de type achat-vente, qualification, enregistrement, orientation et acheminement selon les processus de pré-vente déjà établis.
  • Responsabilités d’assistance technico-commerciale web: explications à la clientèle et aux prospects (selon le cas et la qualification) sur la stratégie web appliquée, et aussi sur les aspects techniques de réalisation (dans le cas des demandes d’actualisation du statut de projet).
  • Support à la rédaction et la mise en page des offres commerciales et des dossiers de vente.
  • Élaboration des reportings clients et ventes hebdomadaires relatives aux solutions web proposées/vendues aux clients de l’agence.
  • Rédaction des supports et des documents administratifs et commerciaux pour les stratégies web proposées/vendues aux clients de l’agence.
  • Prise en charge des présentations de stratégies web présentées aux clients KeyNote/PowerPoint (visuel et contenu).

L’assistante administrative existante employée à l’interne continuait à être responsables de toutes les autres activités nécessaires dans la gestion des commandes, le classement des contrats, l’interface avec d’autres prestataires de services, et aussi du back-up réception en cas de besoin.

Ainsi, les 2 assistantes (externe et interne) ont pu chacune trouver leur compte dans une collaboration permettant des avantages à chacune d’entre elles. L’assistante employée à l’interne a ainsi pu évoluer vers un poste de terrain, accompagnant le Directeur de Ventes pendant ses déplacements auprès de la clientèle.

Des heures de travail, pas des heures de présence

La solution forfaitaire proposée selon les besoins ponctuels est la suivante, et représente l’équivalent garanti en résultats de 10 (dix) jours de travail d’un(e) employé(e) à l’interne. Cette proposition équivaut à un poste interne de 45%.

En Suisse, ce forfait de services peut être déduit comme charge et offre des avantages fiscaux très intéressants.

Au final, cette offre forfaitaire permet d’éviter toute ambiguïté en relation avec les divers frais de fonctionnement comme agence web.

assistante directeur des ventes - agence web - Suisse Romande - Lausanne - Morges - Etoy
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Les bénéfices

Les tarifs pratiqués dans l’externalisation sont ceux qui se retrouvent au niveau salarial d’un employé fixe, mais sans les charges annexes de gestion, formation, et fonctionnement.

La sous-traitance administrative (BPO) est disponible avec des abonnements flexibles, selon les besoins réels.

Bien qu’il existe des forfaits journaliers et mensuels, d’autres offres de services sont également disponibles sur abonnement.

Ainsi, selon les besoins, un employeur peut décider d’arrêter l’abonnement du jour au lendemain. Il est ainsi possible de reprendre à tout moment, et seulement selon les besoins réels.

Autres avantages:

  1. une grande polyvalence, flexibilité et disponibilité parfaitement adaptés aux besoins des entreprises modernes
  2. augmentation significative de la qualité et la professionnalisation de votre accueil, de la réception ou du support technique et commercial (agence web marketing)
  3. des équipes externes qui ont une réelle motivation et passion pour le travail bien exécuté
  4. aucun jour d’absence par rapport à une gestion interne / adjoint technico-commercial employé à taux de 100%
  5. avec un support technico-commercial externalisé en Suisse vous ne payez que les prestations consommées – aucune surfacturation.

La sous-traitance administrative à l’externe ne s’improvise pas, elle nécessite une bonne préparation initiale, une transition bien menée, et une excellente implémentation sur le terrain. Plus d’information: https://www.consultingteam.solutions/

La sous-traitance(BPO) est environ 30-35% moins coûteuse et environ 40% plus efficace.

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Vous pouvez télécharger le document [191216] Étude de cas – Externalisation Technico-Commerciale à la Direction Ventes (agence web), en cliquant ici.

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