Étude de cas - assistante commerciale et administrative externe pour Directeur Ventes - secteur de services btob

Dernière mise à jour le 15 avril 2026 at 21:20

Un dossier bien conçu sur la sous-traitance administrative onshore en Suisse Romande vous offre quelques pistes pour bien choisir entre la gestion administrative interne ou externalisée. En effet, une solution externe n’est pas adaptée à toutes les entreprises, ni à quelques secteurs d’activité spécifiques.

Le besoin

Support commercial et administratif polyvalent pour le Directeur de Ventes d’une société active dans les services aux entreprises btob.

Suite à la réduction du taux de travail de l’assistante du département déjà existante, le Directeur de Ventes souhaitait remplacer cette absence par des services ponctuels et payées à l’acte.

Pourquoi ce besoin ?

Le support administratif interne exige des dépenses supplémentaires nécessaires au fonctionnement administratif, équipent informatique supplémentaire, diverses charges sociales supplémentaires pour la gestion du personnel et des salaires, etc.

De plus, la réduction des besoins administratifs actuels combinée à une meilleure maîtrise des outils informatiques et de productivité ne justifient plus l’existence d’un poste de secrétaire ou assistante à plein temps.

La solution

Sur le marché il y a beaucoup d’options d’externalisation administrative ainsi que diverses offres d’assistance pour le processus d’externalisation en soi (le BPO – le business process outsourcing).

Les tâches exécutées par l’assistante externe:

• Support à la rédaction et la mise en page des offres commerciales et des dossiers de vente
• Élaboration des reportings clients et ventes hebdomadaires
• Élaboration des statistiques commerciales mensuelles (sous forme visuelle attractive pour la Direction Générale)
• Rédaction des supports et des documents administratifs et commerciaux
• Prise en charge des présentations de stratégie commerciale PowerPoint (visuel et contenu)

L’assistante existante employée à l’interne continuait à être responsables (et selon son taux réduit de travail) de toutes les autres activités nécessaires dans la gestion des commandes, le classement des contrats, l’interface avec d’autres prestataires de services, et aussi du back-up réception en cas de besoin.

Ainsi, les 2 assistantes (externe et interne) ont pu chacune trouver leur compte dans une collaboration permettant des avantages à chacune d’entre elles. L’assistante employée à l’interne a ainsi pu garder son taux réduit de travail suite à son congé maternité.

Des heures de travail, pas des heures de présence

La solution forfaitaire proposée selon les besoins ponctuels est la suivante, et représente l’équivalent garanti en résultats d’environ 4 (quatre) jours de travail d’un(e) employé(e) à l’interne. Cette proposition équivaut à un poste interne de 20%.

En Suisse, ce forfait de services peut être déduit comme charge et offre des avantages fiscaux très intéressants.

Au final, cette offre forfaitaire permet d’éviter toute ambiguïté en relation avec les divers frais de fonctionnement.

Les bénéfices

Les tarifs pratiqués dans l’externalisation sont ceux qui se retrouvent au niveau salarial d’un employé fixe, mais sans les charges annexes de gestion, formation, et fonctionnement.

Bien qu’il existe des forfaits journaliers et mensuels, d’autres offres de services sont également disponibles sur abonnement.

Ainsi, selon les besoins, un employeur peut décider d’arrêter l’abonnement du jour au lendemain. Il est ainsi possible de reprendre à tout moment, et seulement selon les besoins réels.

Autres avantages:

1. une grande polyvalence, flexibilité et disponibilité parfaitement adaptés aux besoins des entreprises modernes
2. augmentation significative de la qualité et la professionnalisation de votre accueil, de la réception ou du support administratif
3. des équipes externes qui ont une réelle motivation et passion pour le travail administratif bien exécuté
4. aucun jour d’absence par rapport à une gestion administrative interne
5. avec un support administratif externe en Suisse vous ne payez que les prestations consommées – aucune surfacturation.

La sous-traitance administrative à l’externe ne s’improvise pas, elle nécessite une bonne préparation initiale, une transition bien menée, et une excellente implémentation sur le terrain. Plus d’information: https://www.assistante.ch/choix-gestion-administrative-interne-externe/

Trop pressé pour lire tout maintenant ?

Vous pouvez télécharger le document [181214] Étude de cas – Externalisation Assistante Commerciale et Administrative pour Directeur Ventes, secteur vente de services btob en cliquant ici.

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