Comment les personnes productives organisent leur journée de travail - 9 astuces pratiques

Comment les personnes productives organisent leur journée de travail - 9 astuces pratiques

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De nos jours, il n’est pas rare d’entendre que le temps manque. Mais ce n’est pas vraiment le temps qui manque – c’est l’organisation personnelle qui manque !

Une semaine de travail en Suisse comporte entre 42 et 45 heures de travail. Ces heures ne sont pas productives à 100% mais plutôt à 80%. Souvent, et surtout comme employé(e) il s’agit des heures de présence, et pas des heures de travail.

Sur une semaine de travail 45 heures les pertes liées au manque de productivité s’élèvent à environ 9 heures.

Tout le monde peut accomplir plus de chose avec le même temps, mais sans être non plus un fanatique du travail. Comment faire pour arriver au fameux équilibre entre les besoins de la vie privée et le travail ?

Voici quelques pistes qui peuvent vous aider. Il s’agit de ma propre expérience.

1 – Ne suivez pas à la lettre les conseils des gurus

Souvent, les experts en productivité sont de experts à vendre du rêve – comme le fameux livre qui propose une méthode permettant d’avoir une semaine de travail … en seulement quelques heures.

Bonne idée (mais pour ceux qui ont un budget illimité et arrivent à tout sous-traiter comme gestion et administration des affaires) mais en pratique c’est inapplicable pour le commun des mortels.

Les méthodes de productivité c’est comme les régimes pour maigrir – elles ne fonctionnent que rarement.

2 – Découvrez votre propre méthode

Un autre article que j’ai fait vous présente quelques autres idées pratiques pour faire en 1 semaine ce que d’autres font en 1 mois. Attention, il ne s’agit pas de travailler moins d’heures en absolu – mais de livrer plus grâce à diverses astuces de productivité.

En découvrant ce qui fonctionne selon sa propre situation, vous allez découvrir la meilleure méthode. Ce sera votre propre méthode, parfaitement adaptée à vos besoins.

3 – Établissez une routine en début de journée

La plupart des personnes agissent comme des pompiers, et selon ce qui arrive comme travail. Mais ces personnes oublient que ces dérangements sont un frein à une journée productive.

Si vous commencez la journée dans une sorte d’agitation bordélique, il vous sera difficile de vous concentrer par la suite. Nous ne sommes pas des robots, et les énervements du début d’une journée chaotique vont se faire ressentir pendant au minimum 1 jour ouvrable.

Les imprévus et les fausses urgences sont un frein à la productivité au travail.

Si votre journée commence dans le calme, et selon votre propre routine, alors il vous sera plus facile à avoir une journée vraiment productive.

4 – Prenez le temps pour soi au petit matin

Souvent, le matin rime avec les alertes et les notifications des réseaux sociaux en rouge, les messages e-mail qui arrivent (tous très urgents, il va de soi), le téléphone qui sonne, et surtout, le stress pour se préparer et partir sans trop de retard.

Mais pourquoi ne pas empêcher ces nuisances ?

Gardez votre matinée de 40 à 60 minutes à la maison et avant le travail pour prendre un peu de temps pour soi: prendre un bon petit déjeuner, vérifier la liste des tâches à faire, et surtout, ne rien répondre aux “urgences” qui dans la plupart des cas ne le sont pas. Si quelque chose est suffisamment urgent, vous allez vous faire faire réveiller en pleine nuit – ce sont les vraies urgences.

Les vraies urgences sont celles quand vous vous faites réveiller en pleine nuit. Tout le reste c’est des fausses urgences.

5 – Sous-traitez une partie de votre travail

Le travail est devenu plus exigeant et nécessite de plus en plus de compétences diversifiées.

Or, nous sommes tous des humains, et passer du temps dans l’apprentissage d’un tout nouveau domaine enlève du temps dans l’exécution des tâches qui font partie du travail initial. Le risque c’est de s’étaler trop, ne rien finir, ou arriver au final avec un résultat médiocre.

De nos jours, il existe une multitude de solutions pour délivrer plus de travail dans un délai de temps plus raccourci. Une de ces solutions est l’assistance globalisée et polyvalente telle que proposée par Assistante.ch – et cela depuis 2003.

Des besoins pas encore clarifiés ? Des solutions qui nécessitent des conseils pour se faire faire concrétiser ? Demandez une démonstration des services et solutions possibles qui vont certainement vous faire délivrer plus de travail – et cela sans investir plus de temps.

La sous-traitance administrative, au niveau informatique, marketing, gestion social médias et gestion de projets est la clé pour faire plus de travail en moins de temps.

6 – Restez concentré pendant le travail

Chose plus facile à dire qu’à faire !

Les interruptions téléphoniques, les collègues qui passent, les alertes des réseaux sociaux, les diverses autres bruits et distractions – tout ceci sont une barrière à l’accomplissement de ses tâches et à une journée productive.

Sans être un scientifique, nous avons tous observé que les diverses interruptions subies pendant les heures de travail ne sont pas seulement improductives, mais elles s’avèrent également être très fatiguant au niveau mental. La capacité d’attention en souffre, la fatigue commence à s’installer, et voici les futurs candidats au burn-out !

Les interruptions sont une source de fatigue supplémentaire.

7 – Contrôlez vos sources d’information

Nous vivons aujourd’hui dans une ère de l’abondance de l’information et du contenu. Cette information est facilement accessible, disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Il est donc difficile d’y résister, surtout quand le contenu “fait le buzz” ou est perçu comme étant “trop amusant”.

Les réseaux sociaux n’aident pas non plus, car les mécanismes de manipulation psychologique font qu’on en demande plus, toujours plus de “like” et toujours plus de visionnages sur son contenu.

Éliminer totalement les sources d’information n’est pas la solution – voici pourquoi moi je conseille de plutôt bien les contrôler ! Rien de magique, simplement du bon sens et un bon esprit d’organisation.

Contrôlez vos sources d’information grâce à des assistantes spécialisées en social médias pouvant gérer vos comptes en tout temps, selon vos instructions.

8 – Améliorez votre espace de travail

Retrouver un bureau propre et bien rangé est aussi un élément qui contribue à l’augmentation de sa productivité. Retrouver facilement les informations, et ne pas avoir le stress des dossiers qui traînent contribuent également à une meilleure gestion du temps au bureau.

Un bureau bien rangé et propre contribue à l’augmentation de la productivité au travail.

Vous pouvez commencer petit, comme avec ces 5 astuces pour le renouvellement d’un espace de bureau.

Établissez également un solide système de classement des informations, qu’elles soient sous format papier ou informatique.

9 – Gagnez en productivité et réactivité

Le mot “productivité” peut faire peur – car souvent associé avec les usines et les machines. Mais pour faire plus, il n’y a rien de mieux que d’utiliser tous les moyens et les innombrables astuces vous permettant de rapidement gagner en productivité et réactivité.

Une équipe spécialisée dans l’assistance polyvalente et globale peut certainement vous aider à atteindre cet objectif, mais cette solution n’est pas une solution magique. Si à la base vous avez quelques penchants vers le désordre et la procrastination, alors cet objectif prendra un peu plus de temps pour l’atteindre.

Le mot d’ordre pour atteindre cet objectif c’est d’y travailler constamment. Et commencer dès maintenant !

Conclusion

Être occupé ne veut pas dire être productif – mais savoir se décharger d’une partie de son travail est le premier pas vers la productivité et un meilleur équilibre entre la vie privée et celle professionnelle.

N’oubliez pas, le temps perdu ne reviendra jamais.

Coaching en productivité avec cours pratiques

Avez-vous besoin d’aide ? N’hésitez pas de faire appel à mes services de conseils en productivité. Avant d’être une pro de l’organisation du temps, j’ai passé aussi par ces étapes ! Je sais comment vous aider pour atteindre cet objectif.

Pour le coaching en productivité je peux également me déplacer dans vos bureaux sur l’entier de la Suisse Romande, ou vous offrir un support via la webcam en cas de besoin.

coaching individuel productivité Laura en Suisse Romande

Spécialiste Productivité Administrative et Coach en Efficacité Personnelle

Je suis passionnée par la productivité en entreprise et aussi à titre privé. Je suis maman de 3 adorables garçons et j’ai ainsi vite appris qu’une gestion efficace du temps est importante pour arriver à délivrer les résultats attendus au travail.

Grâce à la technologie et une excellente organisation du temps, je n’ai jamais arrêté de travailler.

Je suis aujourd’hui spécialiste en productivité administrative et efficacité personnelle. Je peux vous assister efficacement dans:

• l’organisation de vos dossiers au bureau (informatiques et physiques)
• l’augmentation de la productivité de votre département administratif (flux de travail, outils informatiques, formulaires, documents, rapports, etc.)
• la productivité personnelle et la gestion efficace de son temps (méthodes sur mesure et coaching personnel)
• ainsi que dans la gestion journalière de vos affaires courantes.