Comment gérer la communication e-mail pendant les vacances ? Avec ces 5 solutions.

Comment gérer la communication e-mail pendant les vacances ? Avec ces 5 solutions.

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Après le succès d’un précédent court article sur la gestion des courriers e-mail pendant les vacances, voici maintenant un deuxième dans la série de gestion, communication, et réponse e-mails pendant les vacances.

Pour rappel, le précédent article mentionnait un seul moyen: le répondeur automatique de sa messagerie e-mail. Nous allons maintenant passer en revue quatre autres solutions supplémentaires:

  1. le transfert des responsabilités et des e-mails à une tierce personne
  2. la gestion à l’externe (BPO administratif, externalisation administrative, etc.)
  3. la gestion à l’interne (soit en travaillant avec du personnel temporaire, soit avec des employés fixe)
  4. la solution radicale pour la gestion de ses e-mails.

Nous allons maintenant détailler:

  • les avantages et les désavantages de chaque solution mentionnée ci-avant,
  • ainsi que les secteurs d’activité et les entreprises qui peuvent plus aisément bénéficier d’un grand avantage par rapport à ces solutions de gestion.

Dans quels cas implémenter ces solutions ?

Comme c’est le cas pour chaque externalisation fonctionnelle ou multi-départementale, votre entreprise doit recevoir un volume de messages e-mails suffisamment important. De même, la “valeur” de ces e-mails doit dépasser les coûts d’investissement dans les solutions externes ou internes.

S’il s’agit d’une toute petite structure ou un indépendant avec faible volume et très peu de valeur qui se dégage de ces messages, alors la solution 3 radicale présentée ci-après peut vous aider grandement.

D’emblée il est à noter qu’il n’existe pas de solution idéale.

On n’est jamais mieux servi que par soi-même trouve tout son sens dans la gestion et les réponses aux e-mails. Mais pendant les vacances il est difficile d’être partout.

En effet, seule une analyse sur le terrain sur votre entreprise et de vos besoins réels pourra vous accompagner correctement. Il existe des multiples solutions qui peuvent permettre une réduction des frais liés à la gestion administrative de l’entreprise.

Des consultants BPO externes peuvent vous aider à identifier la meilleure solution.

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Comment gérer la communication e-mail pendant ses vacances

Il existe plusieurs méthodes qui permettent de garder le contrôle de tous les messages e-mail qui sont reçus pendant les vacances. Les 3 solutions présentées ci-après sont mieux adaptées à quelques structures spécifiques.

Avant de considérer ces quelques solutions le plus souvent utilisées dans le monde des affaires, vous pourrez peut-être réfléchir à d’autres possibilités, voir même un mix de ces quelques possibilités. Le résultat final sera souvent très intéressant au niveau des résultats.

1 – La solution idéale: le transfert de responsabilités et des e-mails

En premier lieu, il y a la possibilité de temporairement transférer entièrement les responsabilités de travail ainsi que la gestion de ses e-mails à une autre personne. Pendant la période de ses vacances c’est donc cette tierce personne:

  • qui s’occupera du tri,
  • de l’éventuelle temporisation,
  • ainsi que de la couverture au niveau du travail demandé.

Aujourd’hui, le client ne veut plus attendre, les fournisseurs livrent toujours, les projets doivent toujours continuer. Dans nombreux secteurs très compétitifs, les affaires doivent toujours tourner, sous peine de pénalité quant au chiffre d’affaires.

Voici pourquoi le transfert temporaire.

Le transfert temporaire des responsabilités et des messages e-mails peut être une solution temporaire très intéressante pour la période de vacances.

Cette solution peut être applicable parfaitement pour:

  • les PME,
  • les consultants business,
  • voir même et surtout, pour les indépendants.

Si le transfert de ses responsabilités et e-mails n’est pas possible pour diverses raisons, alors vous pouvez toujours envisager les autres solutions suivantes.

2 – La gestion externe de son administration

Le BPO administratif journalier ou horaire représente une excellente solution pour la gestion de ses messages e-mails, et également pour la couverture de divers autres besoins comme la remise en route de son site Internet, la publication marketing, la gestion social médias, etc.

Cette solution professionnelle de support administratif externalisé peut être implémentée même pour la gestion courante de ses affaires sur une base journalière et selon les besoins. Les tarifs par jour sont très intéressants au vu des prestations supérieures par rapport à un collaborateur interne.

La gestion externalisée et professionnelle de son administration présente la plus grande stabilité et flexibilité pour les entreprises déjà établies.

Il existe également des forfaits d’assistance multi-fonctionnelle par heure, ce qui permet une meilleure flexibilité en cas de faible volume. Cette solution est privilégiée surtout par les patrons de petites structures, avec besoins multiples.

Cette solution est idéale pour:

  • les entreprises établies de type PME (minimum 10 personnes)
  • les consultants business et les indépendants (avec projets de grande valeur)
  • les professions libérales qui prennent au sérieux les besoins des clients actuels.

3 – La gestion interne de son administration

La gestion journalière de son courrier e-mail reçu pendant la période de vacances est souvent le premier choix pour des nombreuses entreprises.

Néanmoins, il s’agit souvent d’une solution qui à long terme ne pourra qu’augmenter les frictions dans la gestion de sa vie personnelle. Oui, tout le monde a une famille, y compris les chefs d’entreprise, les consultants, ou les cadres. Et puis, une journée offre les mêmes 24 heures à tout le monde.

Cette solution est idéale pour:

  • les entreprises établies de type PME (minimum 10 personnes) capables d’organiser les périodes de congé avec plusieurs dizaines d’employés fixes.

Même si les consultants business et les professions libérables peuvent également tirer le meilleur profit de cette solution, en pratique elle ne fonctionne que rarement. En effet, la secrétaire ou l’assistante a aussi sa période de vacances et/ou est envoyée en vacances pendant l’absence des patrons.

La gestion interne de ses courriers e-mails pendant les vacances est une solution qui a l’avantage de la simplicité. Mais pour les petites structures il est difficile d’avoir beaucoup de monde disponible pendant les vacances. 


4 – La solution radicale

Le moyen le plus puissant de gérer efficacement les messages e-mails c’est de les effacer automatiquement.

Oui, vous avez bien lu. Les effacer tout court.

Cette solution est idéale pour:

  • les indépendants ayant une faible valeur de projets
  • les consultants indépendants actifs dans le marketing ou le IT

Néanmoins, au risque d’être perçu comme une entreprise manquant de sérieux dans les affaires, cette solution radicale n’est jamais le bon choix pour les PME, les consultants business, les cadres, ou les professions libérales (peu importe le domaine d’activité).

Pourquoi cette solution radicale est idéale pour les indépendants ?

La tentation de lire les messages e-mail reçus pendant la période de vacances est grande. La tentation de répondre, même si le message n’est plus d’actualité, est encore plus grande. La tentation de commencer à travailler pour un projet urgent (qui en fait n’est pas si urgent) est au top des priorités pour un indépendant.

Dans tous ces cas de figure il s’agit en fait d’un mauvais choix. Le repos si indispensable pour un indépendant n’est plus là. Vouloir tout faire n’est tout simplement pas possible.

De plus, pour diverses raisons, et souvent des raisons externes indépendantes, la grande majorité des messages e-mails reçus ne peuvent plus être traités correctement au retour. Les priorités changent, et ceci est valable autant pour le client final ainsi que pour l’indépendant en question.

Au retour il y a d’autres priorités à gérer et pendant la période des vacances il n’est pas possible de correctement livrer le projet que le client souhaite souhait le voir délivre (très souvent) en urgence !

La solution radicale qui consiste à utiliser le répondeur pour inviter l’expéditeur à renvoyer le message après les vacances est une solution idéale pour les indépendants. Voici pourquoi dans cet article détaillé.

Les petites structures de 1 à 2 personnes ainsi que les indépendants (débutants) pensent (faussement) qu’il est très important de:

  • soit rester accroché aux e-mails 24/24 même en vacances
  • soit répondre 1-2 heures chaque jour de travail
  • soit reprendre tous les e-mails au retour.

En fait, le gain de ne pas répondre est plus important que le gain de répondre. Voici pourquoi:

  • rester accroché(e) aux e-mails 24/24 même en vacances est fatiguant, autant ne plus partir en vacances tout court
  • répondre pendant les vacances et cela chaque jour pendant 1-2 heures vous fera perdre “le moment de repos”
  • penser qu’il y aura assez de temps au retour pour reprendre ces messages est une chimère
  • et au final, il y a très peu de chances que les messages soient encore d’actualité à votre retour !

Il reste quand même des âmes égarées dans le milieu des indépendants débutants qui pensent que la gestion de sa messagerie e-mail soit pendant les vacances, soit au retour, est une question de mort ou de vie.

Bien-sur, cette solution radicale va à l’encontre de toute sagesse commerciale.

Mais c’est sans oublier que certaines “règles” ne s’appliquent pas entièrement pour une structure commerciale avec une seule personne.

Techniquement, un indépendant ne peut pas être disponible 24/24. Le fait de laisser la porte ouverte à cette possibilité ouvre la voie royale vers l’épuisement.

La solution radicale qui consiste à effacer tous les e-mails reçus pendant la période d’absence va à l’encontre de toute sagesse commerciale. Mais c’est idéal pour un indépendant.

L’annonce de sa période de vacances en tant qu’indépendant doit se faire autant sur son site Internet, que par des messages aux clients. En rajoutant à cette annonce l’invitation d’être contacté(e) au retour vous permet ainsi un tri sélectif qui est très efficace.

Et c’est justement à ce niveau que le répondeur automatique de sa messagerie trouve tout son sens. En indiquant dans ce répondeur que le message est effacé automatiquement, et inviter à recontacter si le besoin est toujours là, il est possible de faire d’une pierre deux coups ! Même des grandes entreprises ont déjà utilisé cette solution radicale.

En d’autres mots, vous pourrez bien vous reposer pendant les 10-15 jours de vacances et vous aurez aussi l’avantage d’avoir triée de manière naturelle tous les messages e-mail et les demandes de travail que vous ne pouviez pas les traiter correctement pendant votre période de vacances.

Conclusion

Dans cet article, nous avons passé en revue les 5 moyens pour la gestion, la communication et la réponse aux messages e-mails reçus pendant les vacances.

  1. le répondeur automatique de sa messagerie e-mail.
  2. le transfert des responsabilités et des e-mails à une tierce personne
  3. la gestion à l’externe (BPO administratif, externalisation administrative, etc.)
  4. la gestion à l’interne (soit en travaillant avec du personnel temporaire, soit avec des employés fixe)
  5. la solution radicale pour la gestion de ses e-mails.

Voici maintenant une courte présentation des solutions de type BPO – externalisation administrative.

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Il existe plusieurs moyens qui permettent une gestion efficace de vos messages e-mail qui sont reçus pendant votre période de vacances. Cet article explique plus en détail les différents moyens.

1 – la solution journalière

Cette solution est incluse dans la gestion externe de son administration, ou le BPO administratif.

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2 – l’assistance multi-fonctionelle sur base horaire

Cette solution totale peut également couvrir les divers autres besoins comme la remise en route de son site Internet, la publication marketing, la gestion social médias, etc.

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3 – service unique sur la durée de vos vacances

Cette solution unique vous permet la gestion temporaire des e-mails reçus pendant vos vacances.

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Spécialiste Productivité Administrative et Coach en Efficacité Personnelle

Je suis passionnée par la productivité en entreprise et aussi à titre privé. Je suis maman de 3 adorables garçons et j’ai ainsi vite appris qu’une gestion efficace du temps est importante pour arriver à délivrer les résultats attendus au travail.

Grâce à la technologie et une excellente organisation du temps, je n’ai jamais arrêté de travailler.

Je suis aujourd’hui spécialiste en productivité administrative et efficacité personnelle. Je peux vous assister efficacement dans:

• l’organisation de vos dossiers au bureau (informatiques et physiques)
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• ainsi que dans la gestion journalière de vos affaires courantes.